Cher Jeune Confrère 

A moins que vous ne soyez collaborateur salarié, tous vos revenus proviendront désormais de votre facturation. Si vous êtes collaborateur libéral, vous facturerez mensuellement à votre patron le montant de votre rétrocession.


Votre facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (voir l’article de l’ANAFAGC). Quelques grands principes à retenir :

• Votre facture doit comporter les informations permettant de vous identifier (nom, prénom, qualité d’avocat et Barreau d’appartenance, adresse, divers numéros d’identification) ;
• Vos factures doivent être numérotées (les numéros doivent se suivre), le plus classique est : 2020-001, 2020-002…
• Pensez à préciser au mieux l’objet de la facturation : si c’est un forfait, rappelez la mission que vous accomplissez, si c’est au temps passé, rappeler les diligences effectuées, le temps passé, votre taux horaire ;
• S’il y a des frais dont vous sollicitez le remboursement, ceux-ci sont en principe également soumis à TVA (parlez-en à votre comptable) et doivent faire l’objet d’une mention distincte de vos honoraires, de préférence pensez à joindre les justificatifs ;
• Pensez à indiquer votre RIB dans votre facture pour pouvoir être payé par virement.

Je vous mets à disposition un modèle de facture (aussi appelée note d’honoraires) :

Il existe différents modes de facturation :

• La facturation au temps passé ;
• La facturation au forfait ;
• L’honoraire de résultat (en complément d’un autre honoraire, il est illégal de facturer uniquement au résultat, ce serait ce qu’on appelle un pacte de quota litis) ;
• Différentes combinaisons de ces options : il est par exemple possible de prévoir des forfaits évolutifs en fonction du nombre d’heures consacrées à un dossier, ou un honoraire forfaitaire correspondant à un pourcentage de l’enjeu du litige, etc. Dans ces cas, pensez à définir précisément le mode de calcul de votre honoraire avec votre client.

Pour rappel, il est désormais obligatoire de signer une convention d’honoraires avec votre client avant de le facturer.

Une bonne communication avec votre client sur vos honoraires est cruciale. Beaucoup de clients ont du mal à comprendre le montant des honoraires facturés, notamment pour des particuliers pour lesquels les ordres de grandeur des factures d’avocat ne sont pas anodins. Par exemple, un dossier facturé 600€ HT sera généralement peu rémunérateur pour l’avocat, par contre pour le client s’il est particulier, ce sera 720€ TTC à débourser, ça correspond à la moitié d’un SMIC !

Comptabilité

Trois mots d’ordre en matière de comptabilité :

1/ Prenez un comptable. Oui, ce sera peut-être votre plus grosse dépense annuelle, mais vous n’imaginez pas tout le temps, toute l’énergie, tous les doutes que vous économiserez. J’ai essayé de résister, j’ai pensé que je pourrais me débrouiller seule, mais croyez-moi, il suffit de deux heures à essayer de comprendre ne serait-ce que les premiers pas dans les démarches comptables et fiscales pour réaliser que vous avez beaucoup d’autres choses bien plus importantes à faire de votre temps et de votre énergie que de vous former en comptabilité. Si un comptable se retrouve devant un juge, il aura besoin d’un avocat, car un comptable n’est pas avocat, au même titre qu’un avocat n’est pas comptable. Prenez un comptable.

2/ Ouvrez des comptes bancaires distincts pour votre activité professionnelle. Dans l’idéal, il vous faudra un compte courant (avec carte bancaire et chéquier) et un livret d’épargne quelconque sur lequel vous verserez vos provisions pour charges.

3/ Provisionnez. Le principe est de mettre de côté le montant de la TVA que vous avez collectée + 45% de votre chiffre d’affaires hors taxe. Considérez que cet argent n’est tout simplement pas à vous et versez-le immédiatement sur le livret d’épargne que vous aurez ouvert pour l’occasion. A chaque fois que vous aurez des cotisations à payer, prélevez le montant équivalent dans votre compte de provision. Cela vous donnera l’impression de ne pas vraiment avoir à payer vos charges, puisque vous puiserez le montant à payer dans un compte que vous considérez comme n’étant pas réellement à vous.

En bonus, je vous recommande vivement de tenir votre comptabilité au jour le jour dans un tableur Excel. Pour ceux qui n’ont pas de revenus fixes (c’est-à-dire à peu près n’importe quel avocat dès qu’il commence à avoir des clients personnels), cela vous permettra de savoir combien vous pouvez vous reverser sur votre compte personnel tous les mois.

En ce qui me concerne, chaque mois j’organise la répartition de mes revenus comme suit :

• Le montant de la TVA + 45% de mon chiffre d’affaires HT est versé sur mon compte « Provision pour charges professionnelles » ;
• Je calcule ensuite mon bénéfice du mois : 55% de mon chiffre d’affaires HT – mes frais professionnels (je ne compte pas mes cotisations, puisqu’elles sont remboursées par mon compte de provision pour charges professionnelles) que je répartis :
• Un montant fixe sur mon compte courant personnel ;
• Un montant fixe sur mon compte « Provision pour charges personnelles » ;
• S’il me reste de l’argent, je le répartis à parts égales sur mes différents comptes d’économies (économies court terme pour mes vacances et loisirs, économies long terme, et économies professionnelles) ;
• Je m’assure qu’il reste sur mon compte courant professionnel le même montant qu’en début de mois : ce montant constitue mon fonds de roulement.

Je vous propose un tableau de suivi de comptabilité (version très simple, vous pouvez le faire évoluer selon vos besoins) :

Quel que soit votre mode d’exercice, vous constaterez assez vite qu’il est essentiel de s’organiser pour suivre ses dossiers le plus efficacement possible. Chaque avocat a sa méthode, qui évolue souvent en cours de route.

A mon sens, pour survivre, vous aurez besoin au minimum de deux choses :

• Un tableau de suivi contenant tous vos dossiers en cours, indiquant pour chaque dossier au minimum : nom du dossier, références du dossier, état du dossier (et tâches à accomplir), prochaines dates.
• Un calendrier contenant les prochaines dates dans tous vos dossiers : audiences, délais, rendez-vous, etc. Vous pouvez utiliser un calendrier papier, en ligne, sur word, personnel ou partagé… Ou une combinaison de ces options.

Pensez à garder un œil quotidien sur ces deux éléments et à les tenir à jour au fur et à mesure.

Si l’inspiration vous manque, vous pouvez utiliser mon modèle de tableau de suivi :

Suivi du temps passé

Dans beaucoup de cabinets, la facturation des clients se fait au temps passé : il est donc essentiel de savoir exactement combien de temps chaque avocat a passé sur chaque dossier. Même lorsque vous facturez au forfait, il est très utile de savoir combien de temps vous aurez consacré au dossier pour avoir une idée du montant forfaitaire à facturer pour ce type de dossiers.

Certains cabinets sont équipés de logiciels de facturation dans lesquels vous pouvez « rentrer » vos temps au fur et à mesure. D’autres vous laisseront gérer vous-même et vous demanderont combien de temps vous avez passé sur tel ou tel dossier lorsqu’ils feront leur facturation.

Que vous ayez un logiciel de suivi, un système imposé par votre cabinet, ou une totale liberté d’organisation, il est impératif que vous remplissiez vos temps au jour le jour.

Si vous êtes libre d’organiser la façon dont vous suivez vos temps, je vous conseille de créer un tableur Excel comprenant, au minimum, la date, le numéro de dossier, le nom de dossier, la diligence (tâche) effectuée, l’état de facturation (à facturer / facturé / non facturable / forfait) et le temps passé (dans un format qui vous permettra de faire vos calculs facilement).

Pour ceux qui ne sont pas très doués avec Excel, vous pouvez utiliser mon modèle de suivi de temps :

La « diligence » effectuée doit être précise et si possible détaillée. Pensez que parfois les clients contesteront les honoraires facturés et qu’il faudra alors justifier de tout. Si dans votre suivi de temps, vous avez 43 occurrences de « suivi de dossier », votre client risque d’imaginer que vous avez gonflé votre travail. Vous serez beaucoup plus solides si vos diligences ressemblent plutôt à « réception d’un courriel de Monsieur X, relecture du contrat Y/Z, rédaction et envoi d’un courriel à Monsieur X ».